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    2. 中國銀聯餐飲采購案例解析

      來源:本站  瀏覽量:74  日期2022-02-16

      推薦語:餐飲采購的一個重要特點是眾口難調,尤其要面臨食品安全衛生、菜品及餐線創新等問題。為此,中國銀聯的采購部門創新方案設計,采用兩階段評審,設置了1家主選供應商、2家備選供應商的采購策略,在保證供應穩定的基礎上創造了適度競爭;通過公開征集評委,以員工自愿報名參加代替傳統的按類別抽取專家方式,既激發了員工對考察供應商服務能力的責任心,又贏得了員工對采購工作的同理心;同時,公開評審過程,通過評審直播,使員工充分了解采購過程,大大提升了員工對采購的參與度和認可度。本案例中創造的上述經驗,值得借鑒。


      中國銀聯餐飲采購案例解析


      案例報送單位:中國銀聯股份有限公司

      作   者:修曉北


      民以食為天,餐飲采購是企業整個后勤管理中非常重要的環節,與員工身心健康、歸屬感和幸福感密切相關。在各行各業都大力引進和穩定優秀人才的時代背景下,一個好的員工食堂對吸引人才、穩定人才、提高公司生產經營效率具有十分重要的作用。而員工沒有了后顧之憂,將會更加努力工作,回報公司的關懷和愛護。

      員工食堂是員工上班期間幾乎每天都要體驗的配套設施,員工作為平凡的個體,關心與自身密切相關的項目乃是人之常情。中國銀聯的員工餐飲采購就是整個公司上下非常關注的民生項目,每次餐飲采購都會牽動數千名員工的關注,甚至成為員工論壇上的霸屏話題。下面筆者通過近期餐飲采購的具體案例來分享中國銀聯在餐飲采購過程中的一些寶貴經驗。


      一、員工餐飲采購基本情況


      中國銀聯總部園區有兩個大型員工食堂,列入本次采購范圍的為研發中心餐廳,其裙樓二層和東樓二層為員工就餐區域,分別可容納約622人(裙樓)和184人(東樓)同時用餐,廚房設置在同一樓面。據保守統計,工作日期間餐廳每天早上用餐約為1800人次,中午用餐約為2800人次,晚上用餐約為1800人次。作為覆蓋了公司在滬約一半員工人數的大型餐廳,重要性不言而喻。


      二、員工餐飲采購的難點


      員工餐飲采購關注度高。餐飲采購的一個重要特點是眾口難調,近年來社會餐飲的迅猛發展,已經讓廣大國人的胃得到了極大的豐富和滿足,因此,要讓員工餐飲采購得到廣大員工的認可,是充滿困難與挑戰的一件事。主要困難在于以下幾點:

      1. 食品安全衛生問題

      食品安全衛生是根本。目前餐飲行業在這方面的問題主要包括:一是采購食品原料以次充好,食品只有檢驗合格證,沒有分批次檢驗檢疫合格證,不能證明每天進購的食品是安全的;二是采購、驗收、保管、制作加工關口不嚴,食品安全存在隱患;三是庫房物品存放混亂,操作間食品、雜物堆放隨意,菜案、冷庫、冰柜保存食品不規范,冷菜間設置不符合規范等;四是食材浪費嚴重,不能控制好每日菜品用量的消耗。當這些原料采購環節、生產制作環節和銷售環節的衛生安全出現嚴重問題時,特別是食物中毒問題,將會給公司的后勤管理造成嚴重的損失,甚至涉及法律問題。

      2. 菜品及餐線創新能力問題

      中國銀聯的員工平均年齡不足35歲,是非常年輕的職場群體,并且來自天南海北,需求口味自然是五花八門。因此,需要餐廳的運營方有足夠的能力去應對不同口味的需求,盡量適應不同地域員工的餐飲習慣,這本身就是很有挑戰的一件事。

      即使菜品的口味質量可以符合一定時期內員工的需求,但如果運營方缺乏足夠的改進和創新動力,缺乏餐線輪動的能力,讓菜品種類、口味、質量處于相對單一水平循環狀態,員工對食堂的滿意度也很難保持較高水平。

      3. 食堂成本控制問題

      員工食堂的原材料采購,存在換季時或某種食物短時間內短缺的價格變動,所購買的食材既不能讓運營方虧損,又不能讓員工在就餐成本上有較大波動,需要同時平衡成本和經濟效益,對食堂運營方和管理方的管理水平也有很高的要求。

      4. 食堂員工素質問題

      食堂都有相對固定的消費者,沒有競爭或者競爭程度極低可能會導致運營方管理松懈,在需要嚴格執行的制度工作中打折扣,從而出現對食堂員工管理不嚴,考核不落實的情況。管理松散會導致食堂運營方不注重自身素質及員工素質的提升,外加食堂員工較少得到正規培訓,員工的流動率較高,從而使服務質量低下,就餐員工的滿意度隨之下降。

      5. 食堂監督約束問題

      食堂的管理方把食堂對外承包經營后,如果缺乏有效的監督機制,或者監督弱化,沒有盡到教育引導、規范崗位操作、執行制度、檢查考核的職責,致使食堂的運營方和員工缺乏足夠的約束,將可能導致采購、制作和銷售各個環節都存在隱患,容易滋生腐敗危險。

      可以看出,餐飲采購影響方方面面,牽一發而動全身,因此,為了能達到更好的采購效果,中國銀聯采購部門在近些年的餐飲采購中不斷創新優化,在實踐中摸索,努力提高員工餐飲采購的滿意度。


      三、采購策略優化措施


      1.重視供應商尋源

      餐飲采購,最主要的是搞清楚項目定位,銀聯的員工在金融行業、互聯網行業的人脈資源豐富,經常會橫向對比,普遍對員工體驗有著較高的要求,因此,供應商尋源就顯得格外重要。不僅要尋源,還要尋優質的資源,有品牌的資源,有口碑的資源。

      市場上的餐飲公司千千萬萬,但是優秀的團餐運營供應商并不是很多,尤其是在上海本地,有大規模運營團隊的團餐公司就更少,大部分團餐公司采取的是拿到項目后才進行人員招募的方式,這樣的供應商入駐后服務水平和能力有著較大的不確定性。因此前期的供應商盡職調查尤為重要,通過發動公司、金融同業乃至大型互聯網公司各種人脈關系,我們搜集到上海地區乃至華東地區運營能力最為突出的一些供應商資源,并在前期調研中通過溝通,充分發動了這些團餐供應商的參與熱情,為后續項目的順利開展奠定了堅實基礎。

      2.創新方案設計

      對于采購方案的設計,我們堅持的原則是:既要合規,又要有創新,更要對后續員工體驗有持續改進的動力。方案設計主要有如下三點:

      首先,餐飲采購是服務類采購,國家有關法律法規對本類采購無強制性規定,可根據項目特點選擇合適的采購方式。為保證采購既具有競爭性,又能全面考察供應商的服務能力,采用競爭性磋商的方式進行采購。

      其次,評審方法采用綜合評估法,評審共分為兩個階段。

      第一階段評審小組對供應商的商務部分、服務部分和價格部分三個方面進行評審打分(見表1),按得分高低順序,推薦不少于3家供應商進行現場考察。

      圖片

      第二階段評審小組對第一輪評審中入圍第二階段的供應商進行現場考察,并根據考察情況,對各家供應商的綜合情況進行簡單打分排名,根據考察結果最終選定1家主選供應商與2家備選供應商。

      最后,在評審小組的組成上,考慮到餐飲服務與員工切身利益緊密相關,因此通過員工論壇公開征集5名不同部門的員工代表參與采購評審,給予員工評委最大的主動性和選擇權。

      3.公開征集評委

      通過員工自愿報名參加的方式來代替傳統的按類別抽取專家的方式來確定評委,這也是中國銀聯在采購實踐上的重大創新。

      員工自愿報名是有一定門檻的,首先要征集本部門或者跨部門員工的簽名來支持自己,他們就是真正自下而上從民間產生的員工代表。如果最終報名的評委數量超出了預設人數,那就按征集的簽名數量由多到少排名來確定能最終參與評審的評委。

      通過公開方式征集到的員工評委,不僅在責任心和同理心上會主動發揮到最優,而且他們在員工中的影響力也得到了提升,所以比起傳統的隨機抽取專家方式,或者是各部門委派專家的方式,公開征集的員工評委更敢于表達,敢于發表意見,在整個項目的實施過程中發揮的作用要更加突出,評委的積極性也得到最大程度地調動,保證了采購結果的可信度。

      4.重視輿論宣傳

      中國銀聯內部有員工論壇,有各種員工群組,這些資源是我們采購工作非常寶貴的財富。通過這些渠道,我們讓員工事先、事中、事后都能知道我們是如何組織采購工作的,整個評審小組是如何考量和選擇的;另外,員工評委也是真正的民選代表,他們是民間大使,使命感也油然而生,這樣就建立了采購和用戶之間良好的雙向溝通機制。

      最終,在整個餐飲采購的過程中,員工的認可度提升了,不會像以前一樣,采購是一個潘多拉的盒子,員工直到最后才知道自己要朝夕相對的是什么,從而產生很多不必要的質疑和議論。當然,這個輿論維護工作要額外付出很多時間和精力,但最終證明是非常明智的。

      5.評審直播公開

      在餐飲采購項目評審中,為了讓廣大員工對評審的公正性和公平性有更直觀的認識,我們開創性地用直播方式對評審過程進行了全程直播,這是銀聯采購在創新摸索過程中的最成功實踐之一。

      原因在于,本身這類采購,在員工當中的關注度比較高,而且普通群眾更喜歡用負面的思維去猜測;同時,餐飲采購并不會涉及需要保密的敏感信息,項目本身也是向社會公開征集供應商,因此,把采購評審過程公之于眾,本身就是對采購結果可信度的最有力支持。

      我們通過中國銀聯網絡學院的直播平臺,對整個評審過程進行了公開直播,事實證明這一舉措得到了廣大干部職工的廣泛支持和認可。

      6.重視現場考察

      在我們的采購方案中,組織員工評委現場考察是非常重要的一個考核環節。通過現場考察,可以實際觀察餐飲供應商在執行過程中的運營能力,并且對菜品質量、衛生狀況、原材料管理機制、員工管理等方面有直觀的感受。

      作為組織者,現場考察方案的制定非常重要,從考察順序到考察時間再到考察重點,都需要事先規劃完整的腳本,并協調各方面的時間安排和準入手續,保證考察結果盡量客觀,減少評委個人主觀喜好因素的影響。

      7.完善評價體系

      餐飲服務作為后勤服務的難點,運營者的管理水平對員工滿意度的影響非常大,因此,建立餐飲服務全服務周期評價體系尤為重要,這也是我們采購策略優化的重要環節。

      一是,在采購結果上,設置了一家主選供應商與兩家備選供應商,一旦成交供應商服務不能滿足預期,可以及時更換,不必受采購周期的局限,同時也給成交供應商時時刻刻的危機感,保持他們對于餐廳運營管理的重視程度。

      二是,采購有效期限為三年,但合同是一年一簽,同時設置了提前終止的合同條款。合同到期前,將對供應商餐飲服務情況進行滿意度測評,餐飲服務滿意度測評應合格,合格標準為滿意人數占總測評人數的2/3(含)以上,測評結果將作為合同是否續約的重要依據。

      通過建立和完善全服務周期的評價機制,可以形成有效的服務監督機制,保證餐飲服務的員工滿意度。


      四、結語


      對于所有的餐飲采購項目而言,采購工作不可能一勞永逸,短期內的滿意不代表將來不產生問題,因此采購部門需要保持持續的跟蹤,隨時關注輿情導向,出現問題隨時解決。同時,該類型項目的負責人一定要擁有較強的協調能力,能夠頂住各種壓力,同時注意對內對外溝通的方式方法,設身處地,換位思考,積極面對,妥善解決各種問題。


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